Penagihan piutang adalah salah satu aspek penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Jika tidak ditangani dengan baik, piutang yang menumpuk bisa menyebabkan gangguan arus kas dan bahkan kerugian jangka panjang. Sayangnya, banyak perusahaan — terutama UMKM — yang masih melakukan kesalahan dalam proses penagihan.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam penagihan piutang dan cara menghindarinya:

1. Tidak Ada Sistem Penagihan yang Jelas

Kesalahan:

Banyak bisnis masih melakukan penagihan secara manual tanpa jadwal atau prosedur tetap, menyebabkan tagihan terlambat dikirim atau terlupakan.

Solusi:

Buat sistem penagihan yang terstruktur, mulai dari jadwal pengiriman invoice, pengingat otomatis, hingga prosedur eskalasi bila terjadi keterlambatan pembayaran. Gunakan software manajemen AR untuk membantu otomasi.

2. Invoice Tidak Lengkap atau Tidak Jelas

Kesalahan:

Invoice yang tidak mencantumkan informasi penting seperti tanggal jatuh tempo, detail layanan/barang, atau metode pembayaran dapat membingungkan klien dan menyebabkan keterlambatan.

Solusi:

Pastikan invoice mencantumkan informasi lengkap, termasuk:

• Nama dan kontak penerima tagihan
• Rincian transaksi
• Nomor invoice
• Tanggal jatuh tempo
• Metode dan instruksi pembayaran
  

3. Penagihan Terlambat

Kesalahan:

Menunda pengiriman invoice setelah pekerjaan selesai atau produk dikirim dapat memperpanjang waktu penerimaan pembayaran.

Solusi:

Kirim invoice sesegera mungkin setelah transaksi selesai. Semakin cepat invoice dikirim, semakin cepat pula pembayaran bisa diterima.

4. Tidak Menindaklanjuti Piutang yang Jatuh Tempo

Kesalahan:

Banyak bisnis tidak menindaklanjuti ketika pelanggan belum membayar, baik karena sungkan atau karena lupa.

Solusi:

Buat sistem follow-up terjadwal. Kirim pengingat sebelum dan setelah jatuh tempo. Gunakan pendekatan profesional namun tegas. Misalnya:

• 3 hari sebelum jatuh tempo: pengingat sopan
• Hari H jatuh tempo: notifikasi resmi
• 7 hari setelah jatuh tempo: follow-up via telepon/email
• 14+ hari: pertimbangkan tindakan hukum atau jasa penagihan
  

5. Tidak Memeriksa Kelayakan Kredit Klien

Kesalahan:

Memberikan fasilitas pembayaran tempo kepada klien baru tanpa mengecek rekam jejak pembayaran mereka.

Solusi: 

Selalu lakukan pengecekan kelayakan kredit sebelum menyetujui pembayaran tempo. Anda bisa meminta referensi bisnis, laporan keuangan, atau menggunakan layanan informasi kredit.

6. Kurang Komunikasi dan Negosiasi

Kesalahan: 

Menganggap semua keterlambatan pembayaran adalah karena niat buruk, padahal bisa jadi karena kendala kas dari pihak klien.

Solusi:

Bangun komunikasi terbuka dengan klien. Jika ada keterlambatan, cari solusi bersama, seperti penjadwalan ulang pembayaran (rescheduling).

7. Tidak Mencatat atau Melacak Piutang dengan Rapi

Kesalahan: 

Banyak bisnis tidak memiliki catatan piutang yang rapi dan terorganisir, sehingga kehilangan jejak tagihan mana yang sudah dan belum dibayar.

Solusi: Gunakan sistem akuntansi digital atau spreadsheet yang memuat:

• Nama klien
• Nomor invoice
• Tanggal penagihan dan jatuh tempo
  Status pembayaran
  

Kesimpulan

Kesalahan dalam penagihan piutang bisa berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis. Dengan sistem yang terstruktur, komunikasi yang baik, dan penggunaan teknologi, proses penagihan bisa menjadi lebih efisien dan efektif. Ingat, menjaga arus kas yang sehat dimulai dari pengelolaan piutang yang cermat.

Terlambat menagih? Lupa follow-up invoice? Atau bingung melacak pembayaran?

Aureous bisa bantu atasi semuanya.

📱085775472663 (Jolanda)

🌐https://aureous.ai