Penagihan piutang adalah proses penting dalam menjaga kelancaran arus kas bisnis. Namun, jika dilakukan secara sembarangan, proses ini bisa memicu konflik, merusak hubungan dengan klien, bahkan berujung pada hilangnya kepercayaan.

Maka dari itu, dibutuhkan pendekatan penagihan yang profesional, yaitu yang memadukan teknik yang tepat, etika yang baik, dan waktu penagihan yang ideal. 

Teknik Penagihan yang Efektif

1. Kirim Invoice Secara Tepat Waktu

Keterlambatan dalam pengiriman invoice adalah kesalahan dasar. Kirim invoice sesegera mungkin setelah pekerjaan selesai atau produk diterima.

2. Gunakan Sistem Penagihan Otomatis

Gunakan software manajemen AR untuk menjadwalkan pengiriman invoice dan pengingat otomatis sebelum dan sesudah jatuh tempo.

3. Buat Invoice yang Jelas dan Profesional

Pastikan invoice mencantumkan:

• Nomor invoice
• Tanggal jatuh tempo
• Rincian barang/jasa
• Jumlah yang harus dibayar
• Metode dan rekening pembayaran

4. Follow-Up Secara Berkala

Buat jadwal follow-up dengan nada yang sopan tapi tegas, misalnya:

• H-3 sebelum jatuh tempo → pengingat sopan
• H jatuh tempo → konfirmasi via email
• H+5 → follow-up melalui telepon
• H+14 → kirim surat penagihan resmi
  

Etika dalam Penagihan

Menagih dengan etika berarti tetap menjaga komunikasi yang baik dan profesional, meskipun klien belum membayar.

1. Jangan Langsung Menuduh atau Mengancam

Tunda asumsi buruk. Bisa saja klien hanya lupa atau sedang menghadapi masalah arus kas.

2. Gunakan Bahasa yang Sopan

Hindari kalimat seperti “Kenapa belum bayar?” dan gantikan dengan:

“Kami ingin mengonfirmasi apakah invoice nomor #123 sudah diterima dan tidak ada kendala dalam proses pembayarannya.”

3. Berikan Opsi atau Kelonggaran

Jika klien memang mengalami kesulitan, tawarkan solusi seperti cicilan, perpanjangan waktu, atau diskon untuk pelunasan cepat.

4. Dokumentasikan Semua Komunikasi

Selalu simpan rekaman email, pesan, atau bukti komunikasi agar ada dasar jika perlu tindakan hukum atau audit.

Waktu yang Tepat untuk Menagih

Menagih di waktu yang tepat bisa membuat peluang dibayar lebih tinggi dan meminimalkan gesekan.

1. Hindari Hari Jumat Sore atau Akhir Pekan

Waktu ini sering kali diabaikan atau tidak efektif karena penerima tagihan mungkin sudah tidak aktif.

2. Lakukan Penagihan di Jam Kerja (08.00–17.00)

Idealnya pagi atau menjelang siang, saat tim keuangan klien masih aktif.

3. Kirim Pengingat Beberapa Hari Sebelum Jatuh Tempo

Ini memberi waktu bagi klien untuk menyiapkan pembayaran tanpa merasa ditekan.

Kesimpulan

Penagihan piutang yang profesional bukan hanya soal menagih uang, tapi juga menjaga reputasi dan hubungan bisnis jangka panjang. Dengan teknik yang tepat, etika komunikasi yang baik, serta pemilihan waktu yang strategis, Anda bisa meningkatkan peluang pembayaran tanpa merusak kepercayaan.

Ingat, klien yang baik akan menghargai pendekatan profesional.
Dan bisnis yang sehat dimulai dari piutang yang tertagih.

Butuh bantuan mengelola penagihan secara yang profesional dan efisien?

Aureous siap membantu Anda!

📱 0857-7547-2663 (Jolanda)
🌐 aureous.ai