Dalam dunia bisnis, pengelolaan Account Receivable (AR) yang efisien adalah kunci menjaga stabilitas arus kas. Banyak perusahaan mengalami kesulitan cash flow bukan karena kurangnya penjualan, melainkan karena tingginya piutang yang belum tertagih. Di sinilah peran strategi desk collection menjadi sangat krusial untuk mempercepat perputaran piutang dan menjaga kesehatan keuangan perusahaan.

Apa Itu Desk Collection?

Desk collection adalah proses penagihan piutang yang dilakukan secara jarak jauh melalui telepon, email, atau media komunikasi lainnya tanpa perlu kunjungan fisik. Fokus utamanya adalah menjalin komunikasi aktif dengan customer, mengingatkan jatuh tempo, serta menindaklanjuti keterlambatan pembayaran secara sistematis dan profesional.

Manfaat Strategi Desk Collection

1. Mempercepat Arus Kas
   Dengan proses follow-up yang lebih cepat dan konsisten, pembayaran dari customer dapat diterima lebih tepat waktu, sehingga arus kas tetap lancar.
2. Menekan DSO (Days Sales Outstanding)
   Strategi ini membantu menurunkan rata-rata waktu penagihan, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan siklus keuangan.
3. Mengurangi Risiko Piutang Tak Tertagih
   Komunikasi yang terstruktur membantu mendeteksi potensi gagal bayar lebih awal dan memungkinkan langkah preventif.
4. Efisiensi Biaya
   Dibandingkan field collection, desk collection jauh lebih hemat karena tidak memerlukan biaya transportasi atau kunjungan lapangan.

Strategi Efektif Desk Collection

Berikut adalah langkah-langkah strategis untuk mengoptimalkan desk collection:

1. Segmentasi Customer Berdasarkan Risiko

Kelompokkan customer berdasarkan profil risiko dan riwayat pembayaran. Fokuskan upaya penagihan lebih intens pada customer dengan risiko tinggi.

2. Automasi Reminder Pembayaran

Gunakan sistem ERP atau software AR untuk mengirim pengingat otomatis menjelang jatuh tempo. Ini membantu mencegah keterlambatan tanpa perlu intervensi manual.

3. Script Komunikasi yang Efektif

Siapkan template script yang profesional dan tegas namun tetap menjaga hubungan baik dengan customer. Hindari nada mengintimidasi yang bisa merusak relasi jangka panjang.

4. Penjadwalan Follow-Up Rutin

Buat jadwal penagihan rutin harian, mingguan, atau sesuai SLA dan pastikan tim collection konsisten menjalankannya.

5. Kolaborasi Internal

Tim finance perlu berkoordinasi dengan tim sales/account manager untuk memperkuat pendekatan kolektif saat menghadapi customer yang sulit dihubungi.

6. Monitoring dan Evaluasi KPI

Ukur performa desk collection berdasarkan indikator seperti tingkat keberhasilan penagihan, DSO, dan aging AR. Gunakan data ini untuk terus meningkatkan proses.

Kesimpulan

Pengelolaan piutang bukan hanya soal pencatatan, tetapi tentang eksekusi strategi penagihan yang proaktif dan efisien. Dengan mengoptimalkan desk collection, perusahaan dapat mempercepat arus kas, mengurangi piutang macet, dan menjaga likuiditas tetap sehat. Di tengah kondisi pasar yang kompetitif, kecepatan dalam mengubah piutang menjadi kas adalah keunggulan strategis.

Ingin sistem desk collection yang lebih efisien dan terintegrasi?
Hubungi tim Aureous hari ini untuk konsultasi strategi AR Management dan implementasi solusi digital yang tepat bagi bisnis Anda.
📱0857-7547-2663 (Jolanda)
🌐aureous.ai