Menagih utang adalah bagian penting dari manajemen keuangan bisnis. Namun, proses ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Penentuan waktu yang tepat dalam proses penagihan sangat mempengaruhi hubungan bisnis dan efektivitas pengembalian dana. Salah satu tantangan terbesar adalah mengetahui kapan harus beralih dari pengingat lunak (soft reminder) ke tindakan yang lebih tegas seperti melibatkan debt collector.

Tahap Awal: Pengingat Lunak

Segera setelah tanggal jatuh tempo terlewati, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengirimkan pengingat lunak. Ini bisa berupa email, pesan WhatsApp, atau telepon sopan yang mengingatkan klien bahwa pembayaran telah lewat dari batas waktu. Biasanya, ini dilakukan dalam 1–7 hari setelah keterlambatan. Tujuannya adalah untuk menjaga komunikasi tetap terbuka dan menghindari kesan memaksa.

Tahap Menengah: Follow-Up Lebih Tegas

Jika dalam 7–14 hari setelah pengingat pertama tidak ada respon atau pembayaran, maka langkah selanjutnya adalah mengirimkan follow-up yang lebih tegas. Ini bisa melibatkan surat resmi penagihan atau pernyataan mengenai konsekuensi keterlambatan. Di tahap ini, penting untuk tetap menjaga profesionalisme namun mulai menunjukkan urgensi dan potensi risiko jika tidak segera diselesaikan.

Tahap Akhir: Melibatkan Professional Collector

Jika dalam 30 hari atau lebih tidak ada penyelesaian, dan komunikasi mengalami kebuntuan, maka melibatkan pihak ketiga seperti collector bisa menjadi opsi terakhir. Langkah ini biasanya diambil jika nilai utang cukup besar dan semua pendekatan sebelumnya gagal. 

Kesimpulan

Penagihan yang efektif memerlukan pendekatan bertahap dan pengelolaan komunikasi yang cermat. Menentukan kapan harus beralih dari pengingat lunak ke tindakan hukum adalah kunci untuk menjaga keseimbangan antara menjaga hubungan baik dan melindungi arus kas bisnis. Strategi penagihan yang bijak tidak hanya meningkatkan peluang pembayaran, tetapi juga menunjukkan profesionalisme dalam menjalankan bisnis.

Butuh bantuan mengelola penagihan secara yang profesional dan efisien?

Aureous siap membantu Anda!

📱 0857-7547-2663 (Jolanda)
🌐 aureous.ai