Menagih piutang memang bukan pekerjaan mudah. Apalagi jika pelanggan menunjukkan sikap emosional saat dihubungi. Respon seperti marah, defensif, atau bahkan menyalahkan bisa membuat proses penagihan jadi canggung dan tidak produktif. Namun, ada cara bijak untuk menghadapi situasi ini agar tetap profesional dan menjaga hubungan baik.

1. Tetap Tenang dan Jangan Terpancing Emosi

Saat pelanggan mulai meninggi suaranya atau menolak dengan kasar, hal pertama yang perlu dilakukan adalah tetap tenang. Jangan membalas dengan nada yang sama. Ingat, tugas Anda adalah menyelesaikan masalah, bukan memperkeruh suasana.

2. Dengarkan dengan Empati

Biarkan pelanggan menyampaikan keluhannya. Terkadang, pelanggan hanya butuh didengarkan. Tanggapi dengan empati tanpa langsung menyalahkan atau menyela. Kalimat seperti, “Saya mengerti ini situasi yang tidak nyaman bagi Bapak/Ibu,” bisa membantu meredakan ketegangan.

3. Fokus pada Solusi, Bukan Masalah

Alih-alih berdebat, arahkan percakapan ke solusi. Tanyakan, “Apa yang bisa kami bantu agar pembayaran ini bisa diselesaikan secara bertahap?” atau “Apakah ada kendala yang bisa kami bantu selesaikan?”

4. Gunakan Data dan Fakta

Gunakan data untuk mendukung pembicaraan Anda, seperti tanggal jatuh tempo, invoice, atau histori komunikasi sebelumnya. Data membantu percakapan tetap objektif dan mengurangi kemungkinan konflik emosional.

5. Tutup dengan Sikap Profesional

Apapun hasil percakapan, akhiri dengan sopan dan profesional. Berikan ringkasan tindakan selanjutnya, misalnya, “Kami akan mengirimkan pengingat tertulis besok, dan akan follow up minggu depan.”

Penutup

Pelanggan emosional bukan berarti mereka tidak mau membayar — bisa jadi mereka sedang mengalami tekanan lain. Dengan pendekatan yang empatik dan terstruktur, Anda tidak hanya meningkatkan peluang penagihan berhasil, tapi juga menjaga reputasi dan hubungan bisnis jangka panjang.

Ingin tahu seberapa sehat performa piutang bisnis Anda?
Aureous siap membantu Anda mengelola kredit usaha secara lebih cerdas.

📞 +62 857-7547-2663 | 🌐 aureous.ai