Dalam dunia bisnis, masalah pembayaran yang tertunda adalah tantangan umum yang dihadapi hampir setiap pebisnis. Customer yang selalu meminta perpanjangan tempo pembayaran dapat mengganggu cash flow dan stabilitas keuangan bisnis Anda. Namun, dengan strategi yang tepat, Anda dapat mengelola situasi ini tanpa kehilangan customer dan tetap menjaga kesehatan finansial perusahaan.

1. Pahami Alasan di Balik Permintaan Tempo

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memahami alasan customer meminta perpanjangan tempo. Apakah mereka sedang mengalami kesulitan keuangan? Apakah ada keterlambatan pembayaran dari pihak lain? Atau memang sudah menjadi kebiasaan mereka untuk menunda pembayaran? Memahami motif customer akan membantu Anda menentukan pendekatan yang paling tepat, apakah layak diberi toleransi atau perlu diberi peringatan tegas.

2. Tinjau Riwayat Transaksi

Lihat kembali riwayat pembayaran customer tersebut:

• Apakah mereka konsisten membayar meskipun selalu terlambat?
• Apakah pernah menunggak dalam jumlah besar?
• Seberapa penting kontribusi mereka terhadap penjualan Anda?

Customer dengan track record baik mungkin masih bisa diberi fleksibilitas, sedangkan yang bermasalah perlu ditindak lebih tegas.

3. Tegaskan Kebijakan Pembayaran

Sampaikan dengan jelas bahwa Anda memiliki kebijakan pembayaran yang harus dihormati. Buat surat perjanjian atau invoice dengan syarat pembayaran yang jelas, seperti:

• Jatuh tempo
• Denda keterlambatan
• Ketentuan pemutusan kerja sama jika pembayaran terus-terusan bermasalah

4. Tawarkan Solusi Win-Win

Jika customer adalah mitra strategis atau memiliki potensi besar, Anda bisa menegosiasikan alternatif, seperti:

• Skema cicilan
• Penyesuaian kuantitas order sesuai kemampuan bayar
• Memberikan tempo lebih panjang tapi dengan syarat DP atau jaminan

5. Gunakan Sistem Pengingat Otomatis

Teknologi bisa membantu Anda mengingatkan customer secara otomatis melalui email, WhatsApp, atau SMS sebelum jatuh tempo. Ini bisa menjadi cara halus tapi efektif untuk menghindari keterlambatan.

6. Jangan Ragu untuk Tegas

Jika setelah diberi kelonggaran mereka tetap tidak disiplin, Anda berhak untuk:

• Menolak memberikan tempo
• Menghentikan pengiriman barang/jasa
• Mencairkan jaminan (jika ada)
• Membawa masalah ke jalur hukum (sebagai langkah terakhir)

Menjaga ketegasan bukan berarti memutus hubungan, tapi menjaga agar hubungan tetap sehat dan profesional.

Kesimpulan

Menghadapi customer yang selalu minta tempo lebih lama memang menantang, namun dengan strategi yang tepat, situasi ini dapat dikelola dengan baik. Kunci utamanya adalah keseimbangan antara mempertahankan hubungan customer dan melindungi kesehatan finansial bisnis.

Ingatlah bahwa setiap customer dan situasi adalah unik, sehingga diperlukan pendekatan yang fleksibel namun tetap konsisten dengan kebijakan perusahaan. Yang terpenting adalah memiliki sistem yang jelas, komunikasi yang efektif, dan keberanian untuk mengambil keputusan tegas ketika diperlukan.

Ingin membuat ketentuan pembayaran yang lebih jelas dan profesional?

Dengan Aureous, kelola trade credit B2B dengan lebih cerdas, aman, dan berbasis data.📞 +62 857-7547-2663 | 🌐 aureous.ai